7 ทริค จัดการประชุมอย่างมืออาชีพ ที่ทุกองค์กรต้องมี

การประชุมที่ดีมีหลายเทคนิคที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความสำเร็จของการประชุม ต่อไปนี้คือเทคนิคที่คุณสามารถใช้ได้ต่อไปนี้คือเทคนิคที่คุณสามารถใช้ได้

1. การกำหนดวาระการประชุม การกำหนดวาระการประชุมที่ดีหมายถึงการวางแผนที่ครอบคลุมสำหรับสิ่งที่จะหารือและบรรลุในระหว่างการประชุม วาระการประชุมที่ดีควรระบุหัวข้อที่จะครอบคลุม เป้าหมายของการประชุม และผลที่คาดว่าจะได้รับ วาระการประชุมที่วางแผนไว้เป็นอย่างดีจะช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมเตรียมพร้อมและรู้ว่าจะคาดหวังอะไร นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้การสนทนามีสมาธิและเป็นไปตามแผน ซึ่งนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
   
   
2. เลือกผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสม ในการเลือกบุคคลที่เหมาะสมเข้าร่วมการประชุม คุณควรพิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุมและหัวข้อที่จะพูดคุย มองหาผู้ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้นๆ นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าบุคคลนั้นมีความสามารถในการมีส่วนร่วมในการประชุมในทางบวกและเกิดผลหรือไม่ คุณอาจต้องการพิจารณาความพร้อมและกำหนดการของบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ อย่าลืมสื่อสารกับบุคคลนั้นและแจ้งรายละเอียดการประชุมให้พวกเขาทราบล่วงหน้าด้วย
   
   
3. จัดการเวลาประชุมให้ดี สิ่งสำคัญคือต้องมีวาระการประชุมล่วงหน้าและยึดมั่นในระหว่างการประชุม เริ่มการประชุมตรงเวลาและจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละวาระ กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมกระชับและตรงประเด็น และหลีกเลี่ยงการออกนอกประเด็น หากมีวาระการประชุมใดที่ต้องการการอภิปรายเพิ่มเติม แนะนำให้จัดตารางการประชุมเพื่อติดตามผล สุดท้าย สิ้นสุดการประชุมตรงเวลาเสมอเพื่อเคารพกำหนดการของทุกคน
   
   
4. เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนร่วมในการประชุม งการเปิดโอกาสให้พวกเขาแบ่งปันความคิดและแนวคิด ถามคำถาม และมีส่วนร่วมในการอภิปราย สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าความคิดเห็นของทุกคนมีค่าและได้รับการเคารพ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งหรือสถานะของพวกเขา และพวกเขาได้รับเวลาเท่าเทียมกันในการแสดงออก สิ่งนี้สามารถส่งเสริมการทำงานร่วมกัน ความคิดสร้างสรรค์ และความรู้สึกไม่แบ่งแยกในหมู่ผู้เข้าร่วมทั้งหมด
   
   
5. การจดบันทึกการประชุม เพราะจะช่วยเก็บบันทึกสิ่งที่ได้หารือ ตัดสินใจ และมอบหมายในระหว่างการประชุม ทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกกล่าวถึงและรายการการดำเนินการใดที่ได้รับมอบหมาย รายงานการประชุมยังเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการประชุมในอนาคตและช่วยในการติดตามความคืบหน้าและความรับผิดชอบ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานการตัดสินใจในระหว่างการประชุมและแบ่งปันให้กับผู้ที่ขาดประชุมที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้
   
   
6. การสรุปการประชุมทุกครั้ง การสรุปการประชุมเป็นแนวทางปฏิบัติที่เป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมหรือพลาดการประชุมจะได้รับทราบว่ามีการพูดคุยอะไร มีการตัดสินใจอะไรบ้าง และการดำเนินการใดที่ต้องดำเนินการ สรุปการประชุมยังเป็นบันทึกการประชุมที่สามารถอ้างอิงได้ในอนาคตในกรณีที่มีคำถามหรือปัญหาใดๆ เกิดขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนมีความรับผิดชอบต่อบทบาทและความรับผิดชอบของตน โดยรวมแล้ว การสรุปการประชุมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรับรองว่าการประชุมมีประสิทธิผลและทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน
   
   
7. ดำเนินการตามแผนการประชุม การดำเนินการตามแผนการประชุมหมายถึงการปฏิบัติตามขั้นตอนและกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้รับการวางแผนไว้ล่วงหน้าเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามที่ต้องการ โดยปกติแผนการประชุมจะรวมถึงขั้นตอนต่าง ๆ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม การเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม การกำหนดเวลาที่เหมาะสม การเตรียมเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การสร้างแผนภาพการประชุม (agenda) การจัดการเวลาในการประชุม และการจัดทำรายงานหรือข้อสรุปหลังการประชุม