เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

     การสื่อสารเป็นอะไรที่ง่ายแต่ซับซ้อน ง่ายที่จะทำและง่ายที่จะผิดพลาด ซึ่งการสื่อสารจะมี 5 องค์ประกอบหลักคือ ผู้ส่งสาร: Sender  สาร: Message ช่องทาง: Channel ผู้รับสาร: Response การให้ข้อมูลย้อนกลับ: Feedback เราได้ยิน เข้าใจ เชื่อและจำสิ่งที่พูดได้แค่ครึ่งเดียวเท่านั้นเอง

     การสื่อสารที่ดีย่อมช่วยให้สร้างความเชื่อมั่น ความเคารพ การเรียนรู้ และบรรลุเป้าหมายได้ การเขียน เสียง หรือท่าทางเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสาร เราจะพูดเพื่อให้คนอื่นเข้าใจความรู้สึกหรือความต้องการเพื่อสร้างความสัมพันธ์ แบ่งปันข้อมูลความรู้สึกเพื่อให้ผู้อื่นเข้าใจในมุมมองของเรา ซึ่งการสื่อสารการฟังและการพูดเป็นสิ่งที่จำเป็นนอกเหนือจากท่าทางหรือ non-verbal

การฟังอย่างตั้งใจ (Active listening)

          เมื่อเราต้องการสื่อสารให้กับผู้อื่น เราจะใช้หลายๆ ทักษะไม่ว่าจะเป็นการพูด เขียน เล่าให้ฟัง ท่าทางแต่เมื่อไหร่ที่เราเจอกับสถานการณ์ที่ยากลำบากสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการฟัง ซึ่งประกอบด้วย

• ช่วยให้ประหยัดเวลาเพราะลดการรับข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไป
• ช่วยให้ประเมินสถานการณ์อย่างแม่นยำ
• ช่วยให้ผู้พูดได้อธิบายสิ่งที่พูดเพื่อให้เค้ารู้สึกว่าเรากำลังรู้สึกกับสิ่งที่เขาพูด
• ลดอารมณ์ที่ทำให้สมองไม่สดชื่น

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วย

Step I Acknowledge the thoughts, idea of feeling first. เข้าใจความคิดความรู้สึก

          แสดงให้เห็นถึงความพร้อมในการที่จะฟังโดยสนใจที่ความคิด ความรู้สึก โดยอาจจะเลือกใช้คำ เช่น อือ อา และช่วยให้เข้าใจความรู้สึกของผู้พูด

Step II Say it in different words. พูดให้เข้าใจในรูปแบบเรา

          สิ่งที่สำคัญที่สุดในการฟังคือการสะท้อนกลับ (Reflection) บางครั้งจะมาในรูปแบบ การย้ำประโยคที่พูดมาเพื่อให้ผู้พูดทราบว่าเราเข้าใจ

Step III Ask open-ended question ใช้คำถามปลายเปิด

          ใช้คำถามปลายเปิดที่อาจจะเริ่มต้นด้วย What , How, อธิบายเพิ่มเติม, หรือบรรยายเพิ่มเติม

Step IV summarize and clarify สรุปและแจกแจง

          สรุปและแจกแจงช่วยให้ผู้พูดเข้าใจและหาทางเลือก

Step V 1Give and opinion ให้ความคิดเห็น

          ควรทำอย่างระมัดระวัง ควรแสดงความคิดเห็นเมื่อผู้ฟังอยากทราบและต้องไม่ทำให้ผู้ฟังดูแย่

Step VI Suit body language: ภาษากายที่เหมาะสม

          สีหน้า ท่าทาง การสบตา การเคลื่อนไหว ระยะห่าง ของแขนและขา จะช่วยให้เข้าใจบริบทของการสื่อสารเพิ่มมากขึ้นถึง 60%

Credit : ดร.ประจักษ์จินต์ โสภณพนิชกุล